Wideokonferencje

03.08.2021 r.

 

 

Wideokonferencje – zostaną na dłużej. Co zrobić by były bezpieczne?

Wideokonferencje, interaktywne formy komunikacji multimedialnej, na stałe zagościły w naszym życiu zawodowym. Główny wpływ miała na to pandemia i lockdown, które wielu zmusiły do pracy z domu. Jednak niezależnie od tego, czy  czynniki zewnętrzne nas do tego ponownie zmuszą, wideokonferencje na dobre  zagoszczą w naszej codzienności. Okazały się wygodnym sposobem komunikacji na odległość. Teraz należy zadbać o to, by były nie tylko wygodne, ale też bezpieczne.

Wideokonferencje są wykorzystywane w różnych branżach. Stanowią szybki i efektywny sposób na komunikację pomiędzy współpracownikami, między przełożonymi i podwładnymi, ale także z klientami lub partnerami biznesowymi.

Korzystają z nich urzędy, by ułatwić załatwianie spraw urzędowych petentom. Wykorzystują je także środowiska lekarskie w celu umożliwienia pacjentom szerokiego dostępu do lekarzy, a samym lekarzom wymianę doświadczeń i wiedzy niezależnie od miejsca na świecie, w którym się znajdują.

Nawet w sądach wykorzystywane są wideokonferencje. Specjalna infrastruktura techniczna udostępniana w sądach powszechnych pozwala na połączenie się danej osoby z własnego urządzenia poprzez aplikację z sądem orzekającym czy nawet nawiązanie takiego połączenia przez przeglądarkę internetową.

Brak konieczności przemieszczania i fizycznego uczestnictwa w spotkaniu przy jednoczesnej pełni możliwości oferowanych przez wideokonferencja zapewnia tej formie coraz większą popularność.  Jednak wszystkie zainteresowane strony powinny zadbać o bezpieczeństwo w trakcie wykorzystywania tej opcji.

Przede wszystkim należy zadbać o bezpieczne i stabilne połączenie internetowe. Można zainteresować się ofertą lokalnych dostawców internetu, którzy na pewno takie oferują. Bliższy kontakt z dostawcą na rynku lokalnym pozwoli również łatwiej dowiedzieć się, w jaki sposób najlepiej zabezpieczyć swoje połączenia.

Gdy to już mamy zagwarantowane, trzeba przygotować się do wideokonferencji w odpowiedni sposób zależny od tego, czy jest się organizatorem czy jedynie jej uczestnikiem.

Organizując wideokonferencję dobrze się wymagać hasła dostępowego od  uczestników. Zapewnia to udział w spotkaniu tylko tych osób, które je otrzymają. Pozwala to kontrolować wideokonfernecję i zapewnia prywatność w trakcie jej trwania.

Listę gości należy przygotować uważnie i sprawdzać, kto jest na niej umieszczony. Wtedy udział w wideokonferencji będą brać tylko te osoby, które są uprawnione do pozyskiwania informacji w jej trakcie przekazywanych. W tym celu można też skorzystać z wirtualnej poczekalni. To tam pierwotnie pojawiają się uczestnicy i dopiero po zweryfikowaniu ich tożsamości - dodawani są do grupy właściwej.

Prowadzą wideokonferencję i chcąc nagrywać spotkanie, należy poinformować o tym wszystkich jego uczestników. Każdy powinien wyrazić pozwolenie na taką rejestrację.

Jeśli w trakcie trwania spotkania potrzebne jest udostępnienie ekranu w celu zaprezentowania plików czy zdjęć z komputera, trzeba zadbać o to, by nie pokazać więcej niż się powinno. Należy zamknąć wszystkie inne aplikacje oraz poukrywać poufne pliki z pulpitu. Wyskakujące nagle okienka np. komunikatorów, które prezentują treść wszystkim uczestnikom spotkania  nawet wtedy, gdy konwersacja jest poufna, to sytuacja niekomfortowa zarówno dla osoby, do której należy komputer, jak i dla wszystkich, którym pojawiła się na ekranach.

Ale nie tylko będą prowadzącym i organizatorem wideokonferencji trzeba dbać o różne elementy zapewniające jej bezpieczeństwo. Dotyczy to również każdego uczestnika.

Przed przystąpieniem do spotkania wypada upewnić się, czy aplikacja jest zaktualizowana i posiadamy najnowsze jej oprogramowanie. To zapewnia bezpieczeństwo połączenia, ale też gwarantuje, że będziemy korzystać ze wszystkim dostępnych w aplikacji opcji. Nie będzie sytuacji, w której osoba prowadząca lub uczestnicy wykorzystują jakąś funkcję, do której my nie mamy dostępu. Utrudniłoby to pełne uczestnictwo w wideokonferencji.

W celu aktualizowania oprogramowania bez każdorazowego przypominania sobie o tym, można ustawić aktualizację automatyczną.

Warto zadbać o odpowiednią konfigurację ustawień tak audio, jak i wideo. Można wyciszyć mikrofon i wyłączać kamerę przy dołączaniu do spotkania i włączać je dopiero wtedy, gdy jesteśmy pewni, że połączenie jest bezpieczne i bierzemy udział we właściwym spotkaniu. Kamerą można też zasłaniać, gdy nie jest wykorzystywana.

Gdy otrzymujemy zaproszenie i hasło do spotkania, nie powinniśmy dzielić się nim z innymi. Jeśli współpracownik prosi nas o taką przysługę, to najlepiej skierować go do organizatora, która za spotkanie jest odpowiedzialny. To w jego gestii leży wysyłanie zaproszeń i umożliwianie dostępu tym, którzy w spotkaniu mają brać udział. Nie na każde spotkanie osobiste w biurze zapraszani są wszyscy pracownicy, więc ta sama zasada dotyczy również spotkań online. To, ze ktoś pracuje w tym samym miejscu, nawet w tym samym pokoju nie znaczy jeszcze, że jest upoważniony do udziału w danym spotkaniu.

Tak samo jak w przypadku organizatora, tak samo w przypadku uczestnika nie należy spotkania nagrywać bez poinformowania o tym wszystkich uczestników i otrzymania ich zgody.

I ostatnia kwestia pozatechniczna, a związana z tym, co prezentujemy w kamerze. Pracując z domu często nie mamy idealnych warunków biurowych, a nasze miejsca pracy pozostawiają wiele do życzenia pod względem formalnym. Mieszkania nie jest biurem. Dlatego dobrze jest sprawdzić, co takiego obejmuje obiektyw i co prezentujemy na ekranie. Usunąć z widoku rzeczy osobiste czy nawet intymne. Można skorzystać z parawanu, który to zasłoni – jeśli mamy taki w domu. Można też użyć specjalnych funkcji dostępnych w różnych programach do wideokonferencji, które pozwalają na rozmycie tła czy ustawienie tła wirtualnego.

Pozwoli to uniknąć kłopotliwych sytuacji z ujawnieniem czegoś, co wolelibyśmy ukryć.